Aufnahmezentrum im Neubau: Prozesse und Strukturen ideal planen

Zahlreiche Krankenhäuser befassen sich aktuell damit, wie sie den Aufnahmeprozess besser gestalten können. Daher möchte ich mich in diesem Blog damit befassen, wie die ideale Struktur aussieht, wenn man das Aufnahmezentrum komplett neu „am grünen Tisch“ durchplanen kann. Wie plant man also die Prozesse und Strukturen in einem Aufnahmezentrum, das in einem Neubau Platz finden soll?

Die erste Frage ist: Welche Funktionen sollen im Aufnahmezentrum Platz finden? Dieser Frage wollen wir uns stufenweise nähern.

Stufe 1: Elektivaufnahme und Sprechstunde

In der ersten Stufe ist es sehr sinnvoll, Elektivaufnahme und Sprechstundenbereich im Aufnahmezentrum zusammenzufassen. Beide Bereiche weisen zahlreiche Gemeinsamkeiten auf:

  • Sie können sehr gut durchgetaktet werden, weil sie ausschließlich Patienten mit Termin versorgen.
  • Für die pflegerischen und arztunterstützenden Handlungen bietet es sich an, MFAs einzusetzen.
  • Der Arztkontakt ist mit einer Zeitspanne von 10 bis 30 Minuten relativ kurz, jedoch (nicht zuletzt für den Patienten) so wichtig, dass er nicht einfach irgendwo zwischenrein geschoben werden sollte.

Daher halte ich es für empfehlenswert, diese beiden Funktionen in den gleichen Räumlichkeiten unterzubringen. Für den Bereich sollte ein schön gestalteter Tresen als gemeinsamer Anlaufpunkt eingerichtet werden. Die Patientenverwaltung kann die Patienten beider Bereiche administrativ aufnehmen, und es kann ein gemeinsames MFA-Team geben.

Die ärztliche Besetzung ist zu trennen, weil die Sprechstunde von einem Facharzt, die Elektivaufnahme hingegen von einem Arzt ohne Facharztstatus durchgeführt wird. Jedoch ist es sinnvoll, Elektivaufnahmen und Sprechstunden der gleichen Klinik parallelzuschalten, damit der Assistenzarzt der Elektivaufnahme bei Bedarf kurzfristig Rücksprache mit dem Facharzt in der Sprechstunden halten kann.

Damit die Wartebereiche nicht zu groß werden, können mehrere Wartebereiche eingerichtet werden. Die Unterscheidung der Wartebereiche ist eher Geschmackssache und könnte beispielsweise nach folgenden Kriterien erfolgen:

  • Sprechstunden- vs. elektiven Aufnahmepatienten
  • Zusammenlegung von Patienten gleicher oder ähnlicher Kliniken (konservativ vs. operativ)
  • GKV- vs. Privatpatienten
  • Patienten, die gerade eingetroffen sind vs. Patienten, die bereits „im Umlauf“ sind

Digitale Lösungen im Aufnahmezentrum

Technisch ist ein Zentraler Kalender ganz wesentlich, in dem die Zeitslots der einzelnen Kliniken vorgegeben sind und in dem für jeden Mitarbeiter des Aufnahmezentrums transparent einsehbar ist, welche Patienten für wann einbestellt sind.

Darüber hinaus führen folgende Tools zu einer wesentlich höheren Patientenorientierung:

  • Online-Terminvereinbarung mit Online-Erfassung der wesentlichen Patientendaten
  • Elektronisches Aufrufsystem, damit die Patienten während Wartezeiten z. B. auch in die Cafeteria gehen können
  • Einsatz von Aufklärungsvideos, um die Ärzte darauf fokussieren zu können, Patientenrückfragen zu beantworten
  • (natürlich) digitale Patientenakte

Grundsätzlich sollte das Aufnahmezentrum so weit wie möglich von Papierformularen und Druckern befreit werden.

Stufe 2: Ambulante Behandlungsbereiche

Viele Patienten kommen ins Krankenhaus für eine ambulante Behandlung. Diese Patientenströme von den stationären Patienten zu trennen, ist sowohl unter dem Gesichtspunkt der Effizienz als auch unter dem der Patientenorientierung sehr zu empfehlen. Dazu gehören insbesondere ambulante Operationen und ambulante Untersuchungen mittels Endoskop oder Herzkatheter. Idealerweise werden auch diese Patienten im Aufnahmezentrum empfangen und aufgenommen.

Es ist darauf zu achten, dass wiederum die Synergien innerhalb der Untersuchungs- und Behandlungsbereiche an sich nicht verloren gehen. Daher ist es sinnvoll, mindestens zwei ambulante OP-Säle zu definieren. Endoskopie und Herzkatheterlabore sollten gesamtheitlich hierher verlegt werden.

Die Überwachung der postoperativen Patienten, der postendoskopischen und der post-Katheter-Patienten sollte in einem großen Überwachungsbereich gebündelt werden. So kann in wesentlichem Maße Überwachungspersonal gespart werden.

Stufe 3: Notaufnahme

Die Notaufnahme sollte grundsätzlich vom Elektivbereich getrennt bleiben. Dafür gibt es eine Reihe guter Gründe:

  • Das Eintreffen ungeplanter Notfälle darf nicht die Abarbeitung der terminierten Patienten beeinträchtigen
  • Im Gegensatz zu Elektivpatienten sollten Notfallpatienten nicht von MFAs, sondern von examinierten Pflegekräften versorgt werden
  • In der Notaufnahme ist noch mehr Diskretion nötig als im Elektivbereich. Der liegend transportierte Notfallpatient möchte nicht unbedingt dem Nachbarn begegnen, die sich gerade im Aufnahmezentrum befinden
  • Der Anblick mancher Notfallpatienten oder die Klagelaute von Schmerzpatienten können das Wohlgefühl der Patienten des Aufnahmezentrums beeinträchtigen

Dennoch gibt es mehrere Anknüpfungspunkte zwischen Aufnahmezentrum, ambulantem Behandlungsbereich und Notaufnahme. Alle drei Bereiche sind sinnvollerweise im Erdgeschoss angesiedelt. Daraus ergibt sich bereits automatisch, dass man über Verbindungen nachdenken sollte. Beide Patientengruppen müssen administrativ aufgenommen werden. Daher sollte die Patientenverwaltung zwischen Aufnahmezentrum und Notaufnahme angesiedelt sein.

Auch die Notfallpatienten brauchen einen ersten Anlaufpunkt. Insbesondere, wenn an die Notaufnahme eine KV-Praxis angeschlossen ist, kann es sinnvoll sein, dass sich auch Notfallpatienten am Tresen des Aufnahmezentrums anmelden und dieser den Patienten den richtigen Weg weist. Allerdings muss Vorsorge getroffen werden, dass Notfallpatienten ihrer Situation entsprechend sehr schnell bedient werden.

Im hinteren Bereich der Notaufnahme ist über eine Anknüpfung an den ambulanten Behandlungsbereich nachzudenken. Jede Notaufnahme verfügt über mindestens sechs Aufnahmebetten. Diese könnten mit dem Überwachungsbereich verbunden werden.

Fazit

Die Einrichtung eines Aufnahmezentrums in einem Neubau bietet enorme Vorteile. Diese sind sowohl ökonomischer Natur, weil viel effizientere Prozesse möglich sind, als auch serviceseitiger Natur, weil die Prozesse wesentlich patientenorientierter gestaltet werden können als das in der typischen dezentralen Struktur der Regelfall ist. Dabei sollte neben der Raum- und der Prozessperspektive auch die Nutzung moderner digitaler Anwendungen mitgedacht werden. Während Ambiente und effiziente Prozesse von den Patienten eher als selbstverständlich vorausgesetzt werden, sind Online-Portale, Videosprechstunden, Aufklärungsvideos, bildschirmgestützte Aufrufsysteme und digitale Formulare immer noch ein geeignetes Mittel, um sich von Wettbewerbern erkennbar abzusetzen.

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