Krankenhaus-IT in COVID-Zeiten: Ein Krisenkompass von ZEQ

Vorbemerkungen

Jetzt die richtigen Dinge tun – und die IT für die Zeit in der Krise optimal aufstellen

Deutlicher als je zuvor wird in der globalen Krise klar, welcher Nutzen den digitalen Infrastrukturen und der IT in den Gesundheitssystemen zukommt. Eine Springflut aus Apps und Algorithmen verwandelt medizinische und nicht-medizinische Daten in die Basis für milliardenschwere Entscheidungen zum Kampf gegen das Virus, zum Schutz der Bevölkerung, für die Aufrechterhaltung des öffentlichen Lebens und zum Dämpfen der wirtschaftlichen Folgen. Es braucht wenig Phantasie, dass der massiven medienübergreifenden Präsenz dieser Themen eine größere Welle von Digitalisierungsprojekten im Gesundheitswesen folgen wird.

Speziell der IT in den Krankenhäusern als Synapsen der Informationslogistik kommt damit eine noch elementarere Bedeutung zu als bislang. Es ist jetzt wichtig, den Austausch innerhalb der Community des digitalen Gesundheitswesens nach Kräften zu intensivieren und zu leben. Daher richtet sich dieser Beitrag an die für Digitalisierung und IT Verantwortlichen im Krankenhaus. Es werden Empfehlungen für die Zeit der Krise zusammengefasst.

Der Beitrag ist vor dem Hintergrund von über 1.000 Projekten alleine für Krankenhäuser und einer in Deutschland maximalen Praxiserfahrung mit der Digitalisierung von Krankenhäusern entstanden, für die ZEQ und der dort angesiedelte Geschäftsbereich Digitalisierung stehen. Strategische Impulse für die Ära danach skizziert ein Folgebeitrag.

Krankenhaus-IT in der Corona-Krise: die richtigen Prioritäten setzen

Es braucht Führung: Um keine Kräfte zu verschwenden und Zeit für das Wesentliche zu schaffen sollten Führungskräfte Ihren IT-Teams klar die gemeinsame Richtung aufzeigen. Wenige klare Prioritäten, wohlüberlegte Schritte, durchzuführende Änderungen sowie unmissverständliche Verhaltensregeln sind zu kommunizieren. Antworten auf drängende Fragen sind zu geben. Persönliche Erreichbarkeit – gerade wenn sich die Ereignisse überschlagen und vieles gleichzeitig laufen muss – ist sicherzustellen. Genug Zeit zur Kommunikation ins Team muss reserviert und genutzt werden. Kurz: gerade auch IT-Teams brauchen Führung in der Krise.

IT muss präsent sein: Die IT ist ein Dienstleister, und die Dienste der IT sind in der Krisenzeit nochmals wichtiger für alle geworden. Zugleich gilt es, Vertrauen in die IT-Organisation zu schaffen und individuelle Bedürfnisse herauszuhören, quasi das Ohr in der Pflegestation zu haben. Daher empfiehlt es sich, persönliche Nähe zu den Klinikern herzustellen, zum Krisenstab und Management des Krankenhauses, und zwar durch zeigen von Präsenz, selbstverständlich innerhalb der Verhaltensregeln des social distancing. Virtuelle Präsenz bei den übergeordneten Gremien ist zweckmäßig, beispielsweise beim zuständigen Träger, Landkreis, Bundesland und bei den Bundesbehörden selbst. Präsenz zeigt Verantwortung und Teilhabe, schafft Vertrauen und sichert ein umfassendes Informationsbild.

Fokus herstellen: Nicht wenigen IT-Abteilungen gelingt es bereits in normalen Zeiten kaum, den Anschluss in laufenden Projekten zu halten. Um in der Krise hellwach und effektiv die richtigen Dinge tun zu können, gilt es, die passenden Rahmenbedingungen für diesen Fokus zu schaffen. Nicht missionskritische und anderweitig verzichtbare Projekte sowie allgemeine Änderungen am KIS (siehe unten) sollten geordnet aber entschlossen geparkt werden. Anstatt also bei den meist ohnehin überlangen Vorhabenlisten von unten her über opt-out nachzudenken sollten alle Vorhaben gedanklich gestoppt und dann sorgfältig nur die strategisch höchstpriorisierten Vorhaben identifiziert werden, die weiterlaufen müssen. Freigewordene Kräfte können dann ganz auf die zu erledigenden Krisenmaßnahmen gelenkt werden.

Digitales Lagezentrum: Soweit noch nicht routinemäßig etabliert sollte der lokale medizinische Krisenstab Informationen identifizieren, die seinen Mitgliedern und deren Kooperationspartnern zur Verfügung gestellt werden müssen. Beispielsweise sind das die Anzahl der freien Betten, die noch verfügbaren und gerade benutzten Beatmungsgeräte, die im Dienst befindlichen Mitarbeiter oder auch sicherheitskritische Medizinprodukte wie Schutzanzüge und -Masken. Relevant ist es, diese Daten überall und in Echtzeit zentral via Dashboard oder App verfügbar zu machen.

In Klinikverbünden sollten trotz eventuell heterogener KIS-Anwendungen einheitliche lokale Datenstrukturen gefunden und diese bei Bedarf zentral zusammengeführt werden, um ein Verbundweites Lagezentrum optimal mit Informationen zu versorgen. Eine kritische Bedeutung kommt der Möglichkeit zu, strukturierte Daten aus den Quellsystemen zu extrahieren und in DWHs oder ähnlichen Tools zusammenzufassen. Für bestimmte Informationen haben sich bereits diverse Plattformen als de-facto Standards etabliert, die bundesweit mitgenutzt werden, so zum Beispiel das seit Anfang April Echtzeit-nahe DIVI-Register oder Videosprechstunden-Plattformen.

Missionskritische IT-Systeme identifizieren: Im Unterschied zu IT-Arbeitsplätzen haben zentrale KIS-Anwendungen und -Datenbestände eine höhere Reichweite und damit Kritikalität. Es gilt, solche Systeme zu identifizieren, welche die höchsten Krisen-Verfügbarkeitsanforderungen haben; beispielsweise das IVENA-System, Labor- und Radiologie-Informationssysteme, zentrale Kommunikationsserver und PDMS. Der Fokus sollte dann auf die unbedingte Betriebserhaltung dieser Systeme gerichtet sein. Als mögliche flankierende Maßnahmen kommen in Frage: (i) die Etablierung temporärer Notfall-Hotlines mit den IT-Herstellern, (ii) ein engmaschigeres Systemmonitoring sowie (iii) das zeitlich befristete Aussetzen von Routine-Updates und geplanten Upgrades oder (iv) gesonderte Vertretungspläne im Systemadministrationsteam; alles mit dem Ziel, die Verfügbarkeit der missionskritischen Systeme nicht zu gefährden. Zusätzlich kann es nicht schaden, prophylaktisch die Ersatzteil-Lieferketten dieser Systeme zu prüfen und Hardwarebedarfe im Voraus abzusichern oder zu organisieren; siehe weiter unten.

Betriebskritische IT-Arbeitsplätze identifizieren: In der Krise ist die Arbeitsfähigkeit und Informationsversorgung für einige Nutzergruppen missionskritisch. Es gilt, die diesen Rollen zugeordneten IT-Arbeitsplätze zu identifizieren und dann den Fokus auf die unbedingte Betriebserhaltung dieser Arbeitsplätze zu lenken. Mögliche flankierende Maßnahmen können eine dedizierte Krisen-Webseite / Telefonnummer im IT Service Desk sein, das Markieren der Endgeräte in der CMDB bzw. im Ticketsystem oder das Vorbereiten von Ersatzgeräten für Ausfälle.

Lieferketten-Check und Hardwarebedarf sichern: Zentrale Hardwarekomponenten wie Serversysteme werden routinemäßig erneuert, natürlich auch im Störungsfall instandgesetzt. Es kann das Risiko entstehen, dass aufgrund der globalen Lieferketten oder auch im Zuge von Insolvenzen Komponenten unerwartet lange Lieferzeiten haben. Es empfiehlt sich, für missionskritische oder zu erneuernde Hardware oder bei Ersatzteilbedarf diese Risiken zu bewerten und einen Plan B vorzubereiten.

Heimarbeitsplätze: Gerade in infektionskritischen Einrichtungen wie den Krankenhäusern kann den nicht direkt am Patienten tätigen, jedoch für den Krankenhausbetrieb kritischen Berufsgruppen durch virtualisierte Heim-Arbeitsplätze soziale Distanz ermöglicht werden. Das reduziert das Risiko dafür, dass Probleme durch Krankheits-bedingte Ausfälle entstehen.

Für die Tele-Fähigkeit des KIS sind bekanntermaßen mehrere Parameter und vor allem die Architektur des KIS relevant. Speziell sind das im Hinblick auf die Infrastruktur die Themen Anwendungsvirtualisierung, virtuelle Desktops, Web-fähige Applikationen und remote-Zugänge zusammen mit den sicherheitskritischen Komponenten wie Firewall, Identity- und Access-Management. Hierzu passen müssen natürlich die Tools wie gemeinsame Datenablage, Collaboration-Tools oder Tools des Service Desk inklusive Audio und ggfs. Video. Für alle, deren Infrastruktur nicht auf die remote-Fähigkeit vorbereitet ist, muss klar sein, dass dies kaum binnen weniger Wochen oder gar Tage gedreht werden kann; weshalb es umso wichtiger wird, dieses nach der Krise auf die strategische IT-Agenda zu setzen.

KIS-Ausbau anhalten, Stabilität sichern: Der Routinebetrieb eines Krankenhaus-Informationssystems absorbiert erhebliche IT-Personalkapazität und stellt bei allen Konfigurationsänderungen wie Updates und Upgrades gewisse Risiken für die Verfügbarkeit und Systemstabilität dar. Nach dem Prinzip „Stabilität vor Aktualität“ sorgt ein befristetes Anhalten aller (nicht maximal sicherheitskritischen) Routine-Updates, Upgrades sowie auch Erweiterungen des KIS sowohl für mehr verfügbare Arbeitskapazität als auch für eine Vermeidung vermeidbarer Betriebsrisiken.

Funktionierende Apps bereitstellen: In noch nie dagewesenem Umfang erscheinen neue Apps. Als Grundregel sollten daher keine Eigenentwicklungen angestoßen, sondern vielmehr auf vertrauenswürdige und wissenschaftlich ausgewiesene Institutionen zurückgegriffen werden. Nützliche Empfehlungen liefern unter anderem das BMG, der health innovation hub und natürlich auch das Robert-Koch-Institut. Zweitens empfiehlt es sich, Apps von anerkannten Universitätskliniken wie der Charité oder von großen Klinikverbünden zu sichten. Einfachheit des Tools und Schnelligkeit der Bereitstellung sind wichtiger als Maximalfunktionen. Nicht zuletzt bieten die Hersteller der Primärsysteme fast alle spezielle und teilweise auch kostenfreie Funktionserweiterungen für ihre PVS und KIS-Plattformen an.

Zusätzliche Betten digital integrieren: Werden zusätzliche Betten bereitgestellt, sind diese logisch im KIS abzubilden, z.B. als neue Station, und einheitlich in den bestehenden Datenkreislauf einzubinden; z.B. Übermittlung an das DIVI-Register. Bei Standorten außerhalb des Krankenhauses – z.B. Fieber-Ambulanzen auf Sportplätzen oder am Stadtrand - braucht es eine entsprechende Tele-fähige Infrastruktur, siehe oben.

Internet-Bandbreiten prüfen und anpassen: In Abhängigkeit des zu erwartenden höheren Bandbreitenbedarfs der externen Anbindungen des KIS – etwa in Folge verstärkter Heimarbeitsplätze oder zahlreicher Zugriffe auf digitale Services des Krankenhauses von außen – kann eine zumindest befristete Erhöhung der Bandbreiten nötig werden. Das ist in aller Regel auch kurzfristig machbar, und am Markt gibt es Angebote ohne Mindestvertragslaufzeiten.

Mitarbeiterfindung über Social Media: Um Krankheitsausfälle und Lastspitzen zu kompensieren, müssen zur Deckung des Personalbedarfs die richtigen Wege eingeschlagen werden, um potenzielle Kandidaten zu erreichen: es gilt, in Kontakt mit zusätzlichen Helfern, Freiwilligen und Ehemaligen zu gelangen und Ruheständler und Aussteiger zu reaktivieren. Social Media sind hier nicht mehr wegzudenken. Es kommt vor allem auf das Know-How im Umgang damit an. Eine gute Kombination sind die Teams der Personalabteilung (Personendatenbestände) und der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

eLearning: Pflegekräfte und Ärzte werden von außen rekrutiert oder Arbeitsplätze und Aufgaben im Krankenhaus werden umverteilt. Es besteht also Bedarf, möglichst schnell und mit wenig persönlicher Interaktion Einweisungen in Arbeitsprozesse und Medizingeräte durchzuführen. Dazu bietet sich idealerweise eLearning an. Unter anderem wird so für die neu bereitgestellten Beatmungsgeräte verfahren.

Fazit und Ausblick

Wie die erste Zeit der Corona-Krise in Deutschland gezeigt hat, haben die drastischen Maßnahmen des Social Distancings ihre Wirkung nicht verfehlt. Es soll Zug um Zug zu einer post-Corona-Normalität übergegangen werden. Wie diese genau aussieht, wird sich zeigen. Was sich dagegen nicht mehr beweisen muss, ist die Alternativlosigkeit der Digitalisierung des Gesundheitssystems und einer strategisch wie operativ richtig aufgestellten IT im Krankenhaus. Den essenziellen strategischen Eckpunkten und digitalen Leitgedanken aus Sicht der Krankenhäuser und ihrer Träger widmet sich der nächste Teil dieses Beitrags.

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