Shopfloor Management als eine neue Form der Zusammenarbeit – ein Projektbericht (Teil 1)

In zwei aufeinander folgenden Blogbeiträgen möchte ich Ihnen erläutern, wie wir in einem psychiatrischen Krankenhaus in einer Station Shopfloor Management als Führungs- und Kommunikationsinstrument gemeinsam mit Entscheidungsträgern der Klinik entwickelt und eingeführt haben und welche Ergebnisse nach der Einführungsphase erzielt wurden. Der erste Blog erläutert Shopfloor Management im Allgemeinen und seine Einsatzmöglichkeiten im Krankenhaus sowie die Struktur des durchgeführten Projekts. Im zweiten Blog werde ich Ihnen die erarbeite Konzeption sowie die erzielten Ergebnisse darstellen.

Der Begriff „Shopfloor“ heißt wörtlich übersetzt „Ladenfläche“ oder „Produktionsstätte“. Beide Begrifflichkeiten deuten darauf hin, dass dieses Managementinstrument ursprünglich nicht für Krankenhäuser entwickelt wurde. Und dennoch lässt sich die hinter diesem System stehende Philosophie und Methodik auch gut in Krankenhäusern anwenden.

Shopfloor Management steht im Kontext von Kaizen und wurde ursprünglich in der klassischen industriellen Fertigung entwickelt. Dort hatte man festgestellt, dass es wirtschaftlicher ist, Produktionsprozesse bei Auftreten von Fehlern vollständig zu stoppen und kurzfristig alle an der Fertigung beteiligten Mitarbeitende einschließlich der Entscheidungsträger zusammen zu rufen, um Lösungen zu erarbeiten und diese auch gleich umzusetzen, anstatt mittels eines routinemäßigen Besprechungswesens über die einzelnen Hierarchieebenen erst sukzessive zu einer Problemlösung zu gelangen.

Shopfloor Management wird in der Literatur sehr ausführlich beschrieben. Aus den in nachfolgender Abbildung wiedergegebenen Zitaten lassen sich die aus meiner Sicht wesentlichen Inhalte von Shopfloor Management sehr gut ablesen.

Abbildung 1: Shopfloor Management in der Literatur

Shopfloor Management kann als „Führen am Ort der Wertschöpfung“ verstanden werden. Es ermöglicht eine

  • niederschwellige,
  • unkomplizierte,
  • schnelle,
  • strukturierte und
  • nachhaltige

Problemlösung, die Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen beteiligt.

Mit dieser Interpretation lässt sich das Managementinstrument sehr gut u.a. auf Notaufnahme, OP-Saal, Funktionsdiagnostik oder auch die Station in das Gesundheits- und Krankenhauswesen übertragen.

Konzeption Shopfloor Management

ZEQ wurde von einem psychiatrischen Fachkrankenhaus beauftragt, in einer allgemeinpsychiatrischen Station als Pilotstation Shopfloor Management als Führungs- und Kommunikationsinstrument zu implementieren. Im Rahmen von zwei vierstündigen Workshops wurde durch die Projektgruppe, unter Moderation eines ZEQ-Beraters, ein entsprechendes Konzept erarbeitet. Teilnehmer der Projektgruppe waren:

  • der Geschäftsführer,
  • der Chefarzt,
  • der Pflegedienstleiter,
  • die für die Pilotstation zuständige
  • Oberärztin und
  • Stationsleitung,
  • der Qualitätsmanagementbeauftragte als interne Projektleitung
  • sowie ein Mitglied der Personalvertretung.

Durch den QMB wurden die Workshopergebnisse in ein schriftliches Konzept übertragen und ausformuliert.

Der erste Workshop befasste sich mit folgenden Themen:

  • Gewinnung einer Vorstellung von den Möglichkeiten des Shopfloor Managements,
  • Festlegung der mit der Einführung von Shopfloor Management zu erreichenden Ziele,
  • Ableitung der im Rahmen des Shopfloor Managements zu bearbeitenden Themen,
  • Festlegung der Teilnehmer an den Shopfloor-Gesprächen,
  • Erarbeitung des Ablaufs der Shopfloor-Gespräche,
  • Festlegung des Settings für die Shopfloor-Gespräche.

Im zweiten Workshop wurden Details für die Umsetzung und die Einführung des Instruments erarbeitet:

  • Wie sollen/können die festgelegten Themen auf dem Board dargestellt und dokumentiert werden?
  • Soll es ein „Protokoll“ geben? Wenn ja, wer ist dafür zuständig? Wie wird es dem Teilnehmerkreis zugänglich gemacht?
  • Wer ist für die Darstellung der Kennzahlen verantwortlich?
  • Welche Besprechungen/TOPs anderer Besprechungen können bei einer klinikweiten Einführung von Shopfloor Management wegfallen?
  • Einführung des erarbeiteten Konzepts
  • Beteiligungsverfahren Betriebsrat,
  • Information der Mitarbeitenden (durch wen? Wann? In welcher Form?),
  • Startzeitpunkt,
  • Welche Widerstände sind vorstellbar? Wie können sie überwunden werden?
  • Evaluation des Konzepts
  • Festlegung der zu evaluierenden Parameter,
  • Zuständigkeit für die Auswertung der Erfassungsbögen,
  • Termin für Evaluationsworkshop.

Im zweiten Blog zu diesem Projektbericht werde ich Ihnen die erarbeitete Ausgestaltung des Shopfloor Managements in der Pilot-Station sowie die Ergebnisse der Evaluation vorstellen.

Autor: Stephan Köhler
 – 14:04 Uhr

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