Tipps zur Vorbereitung eines Zertifizierungsaudits

Ein Zertifizierungs- oder Überwachungsaudit will gut vorbereitet sein. Hierzu gehören erfahrungsgemäß drei Schritte:

1. Information / Briefing der Mitarbeiter
2. Bereithalten der erforderlichen Nachweise / Aufzeichnungen
3. Vorbereitung der auditierten Bereiche

1. Information der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sind über ein anstehendes Audit möglichst frühzeitig zu informieren. Am besten stellt man den gesamten Auditplan allen Beteiligten zur Verfügung. Jedem Mitarbeiter muss bekannt sein, ob er an dem Audit teilnimmt und – wenn ja – zu welchem Zeitpunkt und zu welchen Themen. Ggf. sind die Mitarbeiter auf spezielle Themen und Fragestellungen vorzubereiten. Hierzu haben sich bei uns Instrumente wie z.B. eine Informationsbroschüre („QM von A bis Z“) oder ein Gewinnspiel („Die 5 QM-Fragen der Woche“) als besonders geeignet herausgestellt.

2. Folgende Nachweise sollten Sie erfahrungsgemäß in jedem Bereich vorhalten:

  • Begehungsprotokolle (z.B. Hygienebegehung, Apothekenbegehung)
  • Schulungs- / Fort- und Weiterbildungsnachweise (z.B. Teilnehmerlisten, Zertifikate)
  • Medizinprodukte-Einweisungen (z.B. Teilnehmerlisten, Gerätepässe)
  • Regelmäßige Prüfung der Notfallausrüstung (z.B. Dokumentation mittels Checkliste)
  • Ärztliche Bestandskontrolle der Betäubungsmittel (monatlicher Eintrag im BTM-Buch)
  • Temperaturkontrollen Kühlschränke (z.B. Checkliste für den täglichen Eintrag)
  • Handzeichenlisten (für alle an der Dokumentation beteiligten Mitarbeiter)
  • Aufzeichnungen von Besprechungen / Sitzungen (z.B. Protokolle)
  • Protokolle interner Audits (Auditberichte) und aktueller Stand der Maßnahmenbearbeitung

Bei QM-Systemen, die sich an einer ISO-Norm orientieren, gilt zusätzlich:

  • Protokoll der jährlichen Managementbewertung

3. Vorbereitung der auditierten Bereiche

  • Besonders wichtig in einem Audit ist die Kenntnis der QM-Regelungen. Daher sollten sich alle Mitarbeiter mit dem Intranet / QM-Handbuch vertraut machen, so dass sie die für sie relevanten Dokumente und Regelungen im Intranet / QM-Handbuch kennen und auffinden können.
  • Um den auditierten Bereich möglichst gut präsentieren zu können, sollte dieser beim Audit aufgeräumt sein. Achten Sie bei den Vorbereitungen auch auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zum Arbeits-, Brand- und Datenschutz, zur Hygiene etc. (z.B. Fluchtwege frei halten, Brandschutztüren nicht verkeilen / festbinden etc.).
  • In den Räumlichkeiten sollten nur solche Aushänge angebracht sein, die wirklich erforderlich und autorisiert sind. Aushänge sollten generell der Dokumentenlenkung unterliegen und in laminierter Form angebracht sein. Als Mindestanforderung an einen Aushang sind ein Datum und ein Verantwortlicher zu nennen.
  • Des Weiteren empfiehlt sich, die aktuell vorhandenen Patientenakten auf Vollständigkeit zu prüfen, da in einem Audit auch regelmäßig die Patientendokumentation betrachtet wird.
  • Prinzipiell ist es die Aufgabe jedes auditierten Bereiches, die Zeit des Audits zu nutzen, um sich möglichst positiv zu präsentieren. Da dies aus unserer Erfahrung selbst den Führungskräften nicht immer leicht fällt, ist es im Vorfeld des Audits ratsam, im Team mindestens zehn besondere Stärken/ Kernkompetenzen des eigenen Bereichs zu identifizieren. Diese sind dann aktiv im Audit zu präsentieren. Durch die Erläuterung von Beispielen und das Vorzeigen entsprechender Aufzeichnungen können Sie Ihre Ausführungen veranschaulichen.

Ein Zertifizierungsaudit ist in der Regel ein Ereignis von hoher Relevanz für Kliniken. Dementsprechend sollte ein solches Audit professionell vorbereitet werden. Die in diesem Blog gegebenen Empfehlungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, die Zertifizierung erfolgreich zu bestehen.Sollten Sie gerade ein Zertifizierungsprojekt planen und hierfür erfahrene Berater benötigen, dann informieren Sie sich über unsere Beratungsleistungen»

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Autor: Caroline Schmidt
 – 14:52 Uhr

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