Der QMB kann nicht gleichzeitig Beauftragter der obersten Leitung sein.

Einrichtungen, die ihr QM-System an der DIN EN ISO 9001 ausrichten, müssen einen Beauftragten der obersten Leitung (BoL) benennen. Dieser Akt ist Aufgabe der Krankenhausleitung und im Abschnitt 5.5.2 der Norm vorgegeben.

Weshalb sieht die Norm die Benennung eines so genannten BoL vor und welche Aufgaben sind diesem zuzuordnen?

Die Leitung ist dafür verantwortlich, dass in der Klinik die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die einzelnen Bereiche festgelegt werden. Als Beispiel sei hier die Position eines Chefarztes mit der einhergehenden Verantwortung für die eigene Fachabteilung genannt. Die Benennung eines BoL zielt analog darauf ab, die Verantwortlichkeit für das Qualitätsmanagement auf oberster Ebene zu definieren. Ein BoL kann deshalb nicht aus der Mitarbeiterschaft rekrutiert werden, er muss der Führungsebene angehören. Diese Tatsache stützt die altbekannte Forderung, Qualitätsmanagement als Führungsaufgabe zu betrachten.

Eine Klinik, die den Qualitätsmanagementbeauftragten zum BoL benennt, erfüllt die Anforderungen der Norm explizit nicht. Selbst wenn der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) als Stabsstelle der Klinikleitung implementiert ist, besitzt er im Regelfall nicht die erforderlichen Leitungsbefugnisse und Entscheidungskompetenzen, um das Amt des BoL begleiten zu können. Entscheidungsbefugnisse sind für den BoL jedoch essentiell, um folgende Aufgaben gemäß ISO-Norm wahrnehmen zu können:

  • Der BoL stellt sicher, dass in der Klinik diejenigen Prozesse, die für das QM-System erforderlich sind, eingeführt und kontinuierlich gelebt bzw. umgesetzt werden.
  • Der BoL stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter der Klinik über die wesentlichen Kundenanforderungen bewusst sind. Er ergreift Maßnahmen, die dieses Bewusstsein fördern.
  • Der BoL berichtet der Leitung über die Wirksamkeit des QM-Systems, über aktuelle Entwicklungen, über Ansatzpunkte zur Verbesserung und über notwendige Veränderungen.

Bei näherer Betrachtung der oben genannten Aufgaben ist es offensichtlich, dass eine Trennung der Funktionen des BoL und des Qualitätsmanagementbeauftragten in jedem Fall sinnvoll ist. An dieser Stelle sei auch darauf hingewiesen, dass die ISO-Norm den Begriff des Qualitätsmanagementbeauftragten nicht kennt. Der QMB ist eine „Erfindung“ der QM-Praxis und soll den BoL hinsichtlich der operativen QM-Aufgaben entlasten.

Der BoL benötigt zur Erfüllung der definierten Aufgaben nicht nur finanzielle Ressourcen und Entscheidungskompetenzen, sondern auch Weisungsbefugnisse. Um den Anforderungen der Norm gerecht zu werden und den Abschnitt 5.5.2 im Klinikalltag umzusetzen, sollten Kliniken also folgende Variante favorisieren: Der QMB erfüllt seine ursprünglichen Aufgaben im Qualitätsmanagement der Klinik. Hiervon unabhängig wird ein Mitglied der Leitung zum BoL benannt. Hierfür eignet sich beispielsweise der Verwaltungsdirektor, falls das Qualitätsmanagement gemäß Organigramm in dessen Zuständigkeitsbereich fällt. Ein wöchentlicher Gesprächstermin zwischen QMB und BoL stellt den Informationsfluss zwischen diesen beiden Funktionen sicher und gewährleistet, dass der BoL seiner Berichtspflicht über das QM in der Klinikleitung nachkommen kann.Die personelle Trennung der beiden Funktionen bringt des Weiteren folgende Vorteile mit sich:

  • Der Verwaltungsdirektor besitzt die entsprechenden Weisungsbefugnisse bzw. kann seine Kollegen der Klinikleitung bitten, erforderliche Anweisungen in deren Zuständigkeitsbereichen zu erteilen.
  • Der Verwaltungsdirektor kann erforderliche Ressourcen bereitstellen bzw. deren Erfordernis in die Klinikleitung einbringen.
  • Die organisatorische Einordnung des QMB bleibt unberührt. Er muss demnach nicht der obersten Führungsebene der Klinik angehören.

Der zuletzt genannte Punkt ist in der Praxis nicht unbedeutend: Aufgrund der unveränderten Position des QMB kann das Qualitätsmanagement in der Klinik weiterhin „volksnah“ umgesetzt werden. Eine organisatorische Einordnung des Qualitätsmanagements auf Führungsebene hingegen kann den direkten Zugang des QMB zu den Mitarbeitern versperren. In extremen Fällen führen die mangelnde Nähe und die oftmals resultierende Kommunikationsbarriere dazu, dass die Prozesse des QM top down am Klinikalltag vorbei geplant werden und schließlich wenig Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft erfahren. Insofern empfehle ich, vor Benennung eines BoL die Aufbauorganisation und die Strukturen der Klinik zu prüfen und die verschiedenen Möglichkeiten auszuloten.

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