Good people in bad systems: Unternehmerpflichten

Schaut man sich in den deutschen Krankenhäusern um, zeigt sich bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ein „durchwachsenes“ Bild. Die gesetzlichen Anforderungen sind meist bekannt und deren Erfüllung ist auch „irgendwie“ geregelt. Beim genauen Hinsehen zeigt sich allerdings, dass die Umsetzung der Vorgaben oft lückenhaft ist. Folgende Punkte fallen dabei immer wieder auf:

  • für die Umsetzung der Vorgaben sind krankenhausinterne Regelungen (z.B. Dienstanweisungen) nicht vorhanden, veraltet oder unvollständig
  • gesetzlich vorgeschriebene Beauftragte sind nicht benannt
  • die Geschäftsführung nutzt die Möglichkeit der Delegation ihrer Unternehmerpflichten an die nächsten Leitungsebenen nicht oder unzureichend
  • die Leitungskräfte der nächsten Ebenen kennen ihre Aufgaben in den einzelnen Gesetzesthemen nicht
  • es gibt keine Rückmeldung über die Einhaltung der Vorgaben aus den einzelnen Abteilungen und Bereichen an die Geschäftsführung

Im Arbeitsalltag fällt  die Nichteinhaltung der Vorgaben nicht besonders auf. Im Schadensfall – z. B. Hygienevorfälle, Behandlungsfehler – wird dann aber untersucht, ob gesetzliche Vorgaben eingehalten oder missachtet wurden. Kann eine Kausalität zwischen Missachtung und Schadensfall hergestellt werden, wird weiter geprüft, inwiefern die Organisation einen Schaden durch die Wahrnehmung ihrer Aufsichtspflicht im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) hätte verhindern können.

Träger und Geschäftsführungen von Krankenhäusern haben wie alle Leitungsgremien von Unternehmen die so genannte Aufsichtspflicht gem. §130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes (OWiG) inne. Das bedeutet, dass die Leitung eines Unternehmens ausreichende Maßnahmen treffen und Überwachungsmechanismen schaffen muss, um eine Missachtung von  gesetzlichen Vorgaben zu verhindern oder wesentlich zu erschweren. Die Aufsichtspflicht zu verletzen kann haftungsrelevante Konsequenzen nach sich ziehen, bis hin zur persönlichen Haftung. Da die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben besonders in Krankenhäusern sehr umfassend ist und teilweise Expertenwissens bedarf, kann die Geschäftsführung ihrer Aufsichtspflicht in der Praxis nicht angemessen nachkommen. Daher sind die einzelnen Aufgaben und Pflichten auf Experten, Bereichs- und Abteilungsleiter zu delegieren.

In unseren Projekten zur Organisation von Unternehmerpflichten haben wir ein schrittweises Vorgehen entwickelt, das im Ergebnis ein Organisationshandbuch liefert. Es ist die Basis für ein funktionierendes System von Aufgabenidentifikation und -definition, Aufgabenverteilung und -übertragung, Rückmeldung an die Leitung und die Ergreifung von Gegenmaßnahmen.

Aufgabenidentifikation und -definition

Zuerst ist zu klären, welchen gesetzlichen Vorgaben das Krankenhaus unterliegt. Hierzu werden die entsprechenden Fachleute und Beauftragte des Krankenhauses interviewt. So ist z.B. im Einzelfall zu prüfen, welche Strahlenschutzanforderungen für ein Krankenhaus gelten. Dies hängt stark vom medizinischen Leistungsspektrum und der apparativen sowie baulichen Struktur ab. Zuletzt sollte immer auch ein Abgleich mit externer Expertise vorgenommen werden, um auszuschließen, dass wesentliche Inhalte fehlen.

Mit den Fachleuten bzw. beauftragten Personen können Aufgabenprofile erstellt werden. Diese legen fest, welche Personen in der Organisation für welche Aufgaben zuständig sind und inwieweit diese Aufgaben von der Geschäftsführung auf Leitungskräfte und Mitarbeiter delegiert werden können.

Übertragung von Aufgaben und Pflichten

Nachdem bereits für jede Aufgabe geklärt ist, ob sie delegiert werden kann, ist nun die Frage, an wen und wie tief. Üblich sind Delegationen von Pflichten von der Geschäftsführung auf Mitglieder der nächsten Hierarchieebene, die dann– je nach Themenfeld – Aufgaben weitergeben.

Besonders zu beachten bei der Übertragung von Aufgaben und Pflichten sind folgende Punkte:

  • die Übertragung hat formal (d.h. schriftlich) zu erfolgen und ist von beiden Parteien zu unterschreiben
  • im Übertragungs- bzw. Benennungsschreiben sind neben den Aufgaben und den entsprechenden Rechtsgrundlagen auch die Pflichten (sofern vorhanden) aufzuführen
  • zusätzlich ist die Qualifikation, die ggf. für die Aufgabenerfüllung vorgeschrieben ist (besonders wichtig in Bereichen wie Hygiene und Strahlenschutz) aufzuführen, d.h. die Führungskraft bestätigt somit auch, dass die geforderte Qualifikation erworben wurde
  • zuletzt hat auch der Delegierende, d.h. die Geschäftsführung, Aussagen darüber zu treffen, welche organisatorischen, finanziellen oder personellen Kompetenzen zur Aufgabenerfüllung eingeräumt werden

Die Vorteile der Übertragungsschreiben liegen für beide Seiten auf der Hand:

  • Nachweisbarkeit durch die Schriftform und die Unterschriften
  • klare Transparenz über die Aufgaben und erforderlichen Qualifikationen
  • Befähigung durch Ausstattung mit Kompetenzen

Rückmeldung an die Leitung

Um ihrer Aufsichtspflicht nachzukommen, hat sich die Geschäftsführung die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben in regelmäßigen Abständen, meist jährlich, nachweisen zu lassen – und zwar durch die Führungskräfte, die zuvor Aufgaben und Pflichten übertragen bekommen haben. Ein weiteres Beispiel verdeutlicht dies:  die Geschäftsführung legt mit dem ärztlichen Direktor als Hygieneverantwortlichen fest, dass die Chefärzte in ihren Abteilungen hygienebeauftragte Ärzte mit einer entsprechenden Qualifikation benennen. Zudem ist für das Krankenhaus geregelt, dass jeder Mitarbeiter im patientennahen Dienst, alle zwei Jahre eine Hygieneschulung besuchen muss. Der Chefarzt benennt also einen entsprechend qualifizierten Arzt (Achtung Nachweispflicht!), der wiederum von der Personalabteilung oder der Krankenhaushygiene/den Hygienefachkräften die Information erhält, welche Ärzte in den letzten zwei Jahren die Hygieneschulungen besucht haben (white list) bzw. welche Ärzte sie nicht besucht haben (black list). Der Chefarzt hat dann der Geschäftsführung zu berichten, wie der Durchdringungsgrad bei seinen ärztlichen Mitarbeitern ist und ggf. auch Korrekturmaßnahmen zu benennen. Zudem ist z.B. eine Urkunde über die erreichte Qualifikation des hygienebeauftragten Arztes bei der Personalabteilung zu hinterlegen. Bleiben diese Informationen aus, ist die Geschäftsführung ihrer Aufsichtspflicht nicht nachgekommen.

Die Geschäftsführung sollte zusätzlich von den Fachbeauftragten Jahresberichte einfordern, die u.a. folgende Daten enthalten können:

  • Aktivitäten im Berichtszeitraum
  • Status der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Durchdringungsgrad von Pflichtschulungen)
  • Bevorstehende Änderungen im Folgejahr (z.B. gesetzliche Änderungen, behördliche Vorgaben)
  • Geplante Maßnahmen und Projekte im Folgejahr (z.B. Fortbildungen)

Die Besprechung der Jahresberichte mit den Beauftragten ist zu empfehlen.

Ableitung von Gegenmaßnahmen

Decken die beschriebenen Rückmeldungen aus den Abteilungen oder die Jahresberichte Mängel auf oder werden bestimmte Maßnahmen empfohlen, die auf die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben abzielen, hat die Geschäftsführung entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Diese sollten ebenfalls entsprechend aktenkundig, also protokolliert sein.

Zusammenfassung: die Treppe ist von oben zu kehren.

Die Systematik der Unternehmerpflichten und der damit zusammenhängenden Aufgabenverteilung im Krankenhaus ist wegen der Vielzahl der Themengebiete äußerst komplex. Daher bietet sie einen guten Nährboden für unzureichende Organisation oder einen undurchschaubaren Wildwuchs an Regelungen. Ein Organisationshandbuch kann hier einheitliche Vorgaben schaffen und für alle Beteiligten mehr Transparenz und Sicherheit geben. Das Handbuch ist ein zweckmäßiges Instrument, Aufgabenbereiche, Rechte und Pflichten sowie Verantwortlichkeiten zu klären. Wie bei allen Fragen der Organisation von Aufgaben gilt: der Erfolg zeigt sich nur bei einer konsequenten Umsetzung, die bei den obersten Führungskräften beginnen muss, nur dann wird sie sich auch in den folgenden Ebenen festigen.

Autor: Max Korff
 – 18:05 Uhr

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