Ein Vor-Audit – Am Beispiel QReha

Rehabilitationskliniken, die sich zertifizieren lassen möchten, stehen vor der Frage, wie sie sich am besten auf das Zertifizierungsaudit vorbereiten können. Zu diesem Zweck führen wir oft ein sogenanntes Vor-Audit durch. Was das ist? Ich werde es anhand des Vor-Audits erklären, das ich vor Kurzem in einer Rehaklinik zum Zertifizierungsverfahren QReha durchgeführt habe:

Ein Vor-Audit verfolgt mehrere Ziele: Zunächst gibt der Auditor eine objektive Einschätzung zum Erreichungsgrad der QReha-Anforderungen ab und empfiehlt konkrete Maßnahmen, falls diese für eine erfolgreiche Zertifizierung noch nicht vollständig erfüllt sind. Darüber hinaus ist das Vor-Audit eine ausgezeichnete Möglichkeit für Führungskräfte und Mitarbeiter, sich auf die Prüfungssituation „QReha-Audit“ vorzubereiten. Der Berater gibt dazu Tipps, wie man am besten auf Auditorenfragen antwortet und wie mit Verbesserungspotenzialen des QM-Systems argumentativ umgegangen werden sollte. Schließlich werden bereits während des Vor-Audits typische „Flüchtigkeitsfehler“ (z. B. Fehlen relevanter Nachweise) behoben, so dass diese beim tatsächlichen QReha-Audit nicht auftreten. Ggf. ist das später für die erfolgreiche Zertifizierung ausschlaggebend.

Während des Vor-Audits werden drei Phasen durchlaufen. Gemeinsam mit den QM-Beauftragten der Einrichtung führt der Auditor zunächst eine Dokumentenprüfung durch. Dabei wird anhand des  QReha-Anforderungskatalogs bewertet, ob das QM-Handbuch der Rehaklinik sämtliche Anforderungen des Verfahrens an die QM-Dokumentation erfüllt. Im zweiten Schritt findet ein kollegialer Dialog mit der Klinikführung (z. B. Geschäftsführung/ Verwaltungsleiter, Ärztliche Leitung/ Chefärzte, Therapieleitung, Pflegedienstleitung) statt. Hier überprüft man als Auditor, inwieweit das Führungsteam gemeinsam Verantwortung für das hausinterne QM-System übernimmt. Wesentliche Prüfkriterien in diesem Zusammenhang sind z. B. die Erarbeitung einer Unternehmensstrategie, die auch Aussagen zur Qualitätspolitik und den Qualitätszielen der Einrichtung enthält. Schließlich finden in der dritten Phase Begehungen in den verschiedenen Bereichen (z. B. Stationen, Therapieabteilung, Terminierung, Aufnahme) der Rehaklinik statt. Anhand von Beobachtungen und Gesprächen mit den Mitarbeitern prüft der Auditor den Bekanntheits- und Umsetzungsgrad der QM-Regelungen in der Praxis.

Das Vor-Audit schließt mit einem mündlichen Feedback des Beraters gegenüber der Klinikführung und den QM-Verantwortlichen. Dabei werden konkrete Maßnahmen bis zur Zertifizierung empfohlen; zudem haben die Führungskräfte ausreichend Zeit, Fragen an den Berater zu stellen. Innerhalb von 48 Stunden erhält die Einrichtung ein Ergebnisprotokoll des Vor-Audits, so dass sämtliche Empfehlungen auch mit etwas zeitlichem Abstand nachgelesen werden können.

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Autor: Nico Kasper
 – 11:15 Uhr

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