Prozesssimulationen – Technische Spielerei oder echter Zusatznutzen?

Vor dem Hintergrund des zunehmenden Wettbewerbs- und Kostendrucks im Gesundheitswesen werden die Krankenhäuser gezwungen, ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen. Um langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu sein, müssen Optimierungspotenziale identifiziert und ausgeschöpft werden. Bedingt durch die rückläufigen Investitionsmittel der Bundesländer stehen die Kliniken trotz dualer Finanzierung zudem in der Verantwortung, Investitionen verstärkt aus eigener Tasche zu finanzieren. Aus diesem Grund sollten Investitionsentscheidungen valide Daten zugrunde gelegt werden.

Aber woher bekomme ich die erforderlichen Informationen, um die richtigen Investitionsentscheidungen treffen zu können? Wie lassen sich Ineffizienzen in den bestehenden Prozessen systematisch identifizieren? Und wie stelle ich sicher, dass ich die richtigen Optimierungshebel für die Umsetzung in der Praxis auswähle?

Simulationen liefern einen wichtigen Beitrag zur Beantwortung derartiger Fragestellungen. Mit ihrer Hilfe lassen sich nicht nur planerische Entscheidungen, wie Baumaßnahmen oder die Anschaffung von Großgeräten, absichern. Auch für die Reorganisation der patientenbezogenen Prozesse in den Ambulanzen, in der Notaufnahme oder im OP sowie die Optimierung der Logistikprozesse im Krankenhaus liefern sie eine fundierte Datenbasis.

Voraussetzung für die Erstellung eines realitätsnahen Simulationsmodells ist eine gute Datengrundlage. Benötigt werden u.a. Informationen zu den behandelten Patienten, den zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten und an der Behandlung beteiligten Berufsgruppen, den Prozessabläufen in der betrachteten Organisationseinheit sowie den durchgeführten diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen je Patient. Idealerweise kann der Großteil dieser Informationen in Form einer Fallliste direkt dem Krankenhausinformationssystem entnommen werden. Unter Umständen ist es jedoch erforderlich, bestimmte Zeiten händisch nach zu erfassen. Liegen alle notwendigen Informationen vor, kann basierend auf dem Grundriss der Einrichtung mit der Erstellung des Simulationsmodells begonnen werden. Dies nimmt in Abhängigkeit der Fragestellung sowie der verfügbaren Datenlage ca. 10-15 Tage in Anspruch.

Screenshot einer Simulation im Krankenhaus

Das finale Simulationsmodell ist je nach Aufgabenstellung in der Lage, u.a. Antworten auf folgende Fragen zu geben:

  • Können die Patientenzahlen mit den geplanten Kapazitäten bewältigt werden?
  • Wie viele Untersuchungsräume, Patientenzimmer oder OP-Säle werden benötigt?
  • Wie hoch ist der Bedarf an Mitarbeitern jeder Berufsgruppe?
  • Bewegen sich die Warte- und Durchlaufzeiten in einem vertretbaren Rahmen?
  • Wann und an welcher Stelle kommt es zu Engpässen im System?
  • Wie wirkt sich die Anpassung einzelner Parameter auf das Gesamtsystem aus?
Beispiel einer Simulationsauswertung

Oben genannte Fragestellungen deuten bereits darauf hin, dass Prozesssimulationen im Krankenhaus mehr als nur eine technische Spielerei sind. Abgesehen vom Informationsgehalt liegen die Vorteile von Simulationen allen voran darin begründet, dass komplexe Sachverhalte mit einer Vielzahl von Einflussfaktoren in einer verständlichen und anschaulichen Darstellungsform aufbereitet werden können. Man muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass Modelle immer nur eine vereinfachte Abbildung der Realität sind und auf diversen Annahmen basieren.

Unter Beachtung dieser Interpretationsgrenzen können mithilfe von Simulationen allerdings fundierte Aussagen über das Systemverhalten getroffen werden. Zudem sind Simulationsmodelle in der Lage, das Patientenaufkommen über einen längeren Zeitraum, wie z.B. ein Jahr, innerhalb weniger Minuten zu simulieren. Auf Basis dieses Ist-Modells können sodann verschiedene Optimierungsansätze in einem risikofreien Kontext erprobt und deren Auswirkungen auf das System eruiert werden ohne dabei den „Echtbetrieb“ zu stören. Somit unterstützen Simulationen die Führungskräfte darin, langfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen.

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