Vom Ergebnis zur Maßnahme – Workshops als Baustein des aktiven Veränderungsprozesses nach Mitarbeiterbefragungen

Das Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist es, wertvolle Impulse zur Erhöhung der Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhalten, um sie langfristig an ein Haus zu binden. Dazu müssen aus den Befragungsergebnissen Verbesserungspotenziale ermittelt und dazu passende Maßnahmen abgeleitet werden. Welche Schritte liegen nun zwischen dem Erhalt der Ergebnisse und der Umsetzung von Veränderungen in der Einrichtung? Wie ist zu gewährleisten, dass Maßnahmen auf die Struktur, Stimmung und Bedürfnisse einzelner Teams oder Bereiche passen und in den Alltag übernommen werden?

Auf Basis der Gesamthausergebnisse sowie der qualitativen Kommentarauswertungen werden durch die Führungsebene globale Verbesserungspotenziale für die gesamte Einrichtung abgeleitet. Im Anschluss werden diese Maßnahmen zentral umgesetzt, und führen dann in allen Bereichen und Teams einer Einrichtung zu Verbesserungen. Dies könnten beispielsweise die hausübergreifende Optimierung des internen Vorschlagswesens oder die Anpassung der präventiven Gesundheitsangebote sein.

Um feststellen zu können, ob Wünsche von einzelnen Bereichen wie Teams oder Abteilungen einer Einrichtung durch die Gesamthausergebnisse vollständig abgebildet werden oder um spezifischere Maßnahmen ergänzt werden sollten, sind strukturierte Auswertungen auf den jeweiligen Verantwortungsebenen eine wichtige Voraussetzung. Daher werden im Vorfeld der Befragung sinnvolle Gruppen unter vollständiger Wahrung der Anonymität der Befragten definiert. Je nach Größe einer Organisation können dies Standorte, Berufsgruppen, Abteilungen, Arbeitsbereiche oder auch einzelne Teams sein.

Die Früchte einer im Vorfeld sorgfältig vorgenommenen Befragungskonzeption lassen sich im Nachgang der Befragung ernten. Je tiefer man die Ergebnisse differenzieren kann, desto mehr Aufschluss erhält man darüber, in welchen Bereichen welche Veränderungen zusätzlich zu den übergreifenden Maßnahmen nötig sind. Kombiniert man eine tiefe Differenzierung mit bestimmten inhaltlichen Schwerpunkten wie z.B. Feedback zum Führungsverhalten der direkten Vorgesetzten oder Fragen zur Stimmung im Team und zur Zusammenarbeit untereinander, erhält man für die anschließende Maßnahmenableitung innerhalb einzelner Teams optimal nutzbare Ergebnisse. Diese werden in separaten Berichten grafisch und tabellarisch dargestellt und leicht verständlich aufgearbeitet.

In der Praxis hat sich bewährt, im Anschluss an die Befragung diese Ergebnisse in Workshops für die einzelnen Teams vorzustellen. In diesen können die Ergebnisse speziell für den Bereich kommuniziert, reflektiert, diskutiert, durch Erläuterungen ergänzt und eingeordnet werden. Besonders bei teamspezifischen Themen (direkte Führungskraft, Zusammen- und Teamarbeit, Informationsaustausch, Veränderungsmanagement etc.) wird sich innerhalb des direkten Kollegenkreises lösungsorientiert mit den Bewertungen auseinandergesetzt, sodass gemeinsam Maßnahmen beschlossen werden können. Gerade bei kritischen Bewertungen ist es von großer Wichtigkeit, die Führungskräfte bei der Maßnahmenableitung zu unterstützen. Sie werden daher in die Vorbereitung der Workshops eingebunden und haben in diesen auch die Möglichkeit, Rückfragen an das Team zu stellen. Die Mitarbeiter nehmen durch die Workshops aktiv am Veränderungsprozess in der Einrichtung teil und bereichern die übergreifenden Maßnahmen durch „bottom-up“ abgeleitete Vorschläge. Generell ist es empfehlenswert, Workshops durch neutrale Moderatoren zu begleiten, um sicherzustellen, dass die Diskussionen in den Teams oder Bereichen konstruktiv und lösungsorientiert ablaufen. Es sollten außerdem klare Ansprechpartner für Rückfragen der Führungskräfte zur Interpretation der Ergebnisse oder für Unterstützungswünsche bei der Maßnahmenableitung benannt werden.

In einem Beispiel aus der Praxis wurde das Führungsverhalten der direkten Vorgesetzten auf Gesamthausebene positiv bewertet, fiel aber in einem einzelnen Team kritischer aus. Im Teamworkshop formulierte die Gruppe den konkreten Wunsch nach mehr Durchsetzungsstärke der Führungskraft bei der Umsetzung von Veränderungen im Team (z.B. bezüglich bestimmter neuer Prozesse auf Station). Als Maßnahmen wurden z.B. monatliche Stationssitzungen unter Anwesenheit aller mit Erinnerung an die aktuellen Veränderungen, eine klarere Kommunikation von Neuerungen durch die Einführung eines Regelwerkes, regelmäßige Präsenz der Führungskraft auf Station im Tagesgeschäft zur Überprüfung der Durchdringung von festgelegten Veränderungen sowie direktes Feedback bei der Missachtung von neuen Regelungen abgeleitet. So wurden die hausübergreifenden Maßnahmen um für das Team wichtige Inhalte ergänzt.

Durch moderierte Workshops im Anschluss an eine Mitarbeiterbefragung wird ein großes Signal der Wertschätzung an die komplette Belegschaft gesendet. Das eigene Einbringen von Vorschlägen und Ideen durch das Team selbst erhöht die Akzeptanz der abgeleiteten Veränderungen. Durch die enge Einbindung der Basis wird das Vertrauen in den Nutzen von Mitarbeiterbefragungen langfristig gesteigert, die Identifikation der Mitarbeiter mit einer Einrichtung gefördert und die Zufriedenheit erhöht. So werden strukturierte Teamworkshops im Anschluss an eine Befragung ein wichtiger Baustein im aktiven Veränderungsprozess einer Organisation.

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