Organisationsanalyse: Wirtschaftlichkeitspotenziale in Strukturen und Prozessen freisetzen

Welche Wege ein Patient im Rahmen seiner Behandlung in einem Krankenhaus geht oder wie effizient die Abläufe in den einzelnen medizinischen Bereichen eines Krankenhauses organisiert sind, weiß in der Geschäftsführungsebene eines Krankenhauses häufig niemand so genau. Die täglichen Prozesse in den einzelnen medizinischen Bereichen sind oft eine „Black Box“. Daher ist es für die Geschäftsführung schwierig, aus objektiver Sicht die Prozesse zu prüfen, unwirtschaftliches Arbeiten zu erkennen und gezielt einzugreifen. Mit Hilfe einer prozessbezogenen Organisationsanalyse kann die Realität eines Krankenhauses über die gesamte Versorgungskette hinweg umfassend in den Blick genommen und der Geschäftsführung zurückgespiegelt werden. Hierdurch eröffnet sich die Chance, Ansatzpunkte für Wirtschaftlichkeitspotenziale durch die Steigerung der Produktivität zu identifizieren und mittels gezielter Reorganisation zu nutzen.

ZeQ hat mehrere Einrichtungen bei einer prozessbezogenen Organisationsanalyse unterstützt und als Ergebnis Gutachten inkl. der Formulierung wirksamer Handlungsansätze erarbeitet. Hierfür haben sich in der Praxis die nachfolgenden Projektphasen bewährt.

Planung und Abstimmung der Analyse

Im Vorfeld jeder Organisationsanalyse erstellen wir zunächst gemeinsam mit dem Kunden einen detaillierten Erhebungsplan, in dem wir die zu betrachtenden Prozesse der Patientenversorgung sowie die zu beobachtenden Bereiche der Einrichtung festlegen. In diesem Zusammenhang wählen wir auch die jeweiligen Ansprechpartner (Ärzte/ Pflegekräfte/ sonstige Berufsgruppen) vor Ort aus, die während der Beobachtungsphase für Interviews zur Verfügung stehen sollen. In dieser ersten Projektphase werden die Schwerpunkte der Organisationsanalyse definiert, so dass im Rahmen der Analyse die für die Geschäftsführung interessierenden und/ oder unbekannten Prozesse sowie Bereiche begutachtet werden.

Prozessbeobachtung und Durchführung von Interviews

Kernstück der Organisationsanalyse ist die Prozessbeobachtung durch unsere Berater in den festgelegten Bereichen. Dabei unterscheiden wir zwischen der Beobachtung von Primär- und Sekundärprozessen. Prozesse, in die der Patient aktiv eingebunden ist, sind die Primärprozesse (z.B. Aufklärung, Visite). Demgegenüber sind Prozesse ohne direkte Beteiligung des Patienten Sekundärprozesse (Dokumentation, Laboranforderung etc.). Beide Prozessarten bilden die Wertschöpfungskette der Patientenversorgung.

Um die Prozessbeobachtung aus verschiedenen Perspektiven durchzuführen, setzen wir unser bewährtes Tool der Wertstromanalyse ein. Im Falle der Primärprozesse begleiten wir ausgewählte Patienten, im Falle der Sekundärprozesse ausgewählte Mitarbeiter der verschiedenen Berufsgruppen. Die einzelnen Prozessschritte inkl. der Dauer und auch die Leerlaufzeiten werden während der Beobachtung chronologisch durch unsere Berater erfasst. Die detaillierte Dokumentation dient der Darstellung der Prozesse in einer übersichtlichen Form (Abb. 1). Diese Abbildung zeigt auf einem Blick die Produktivitätsverluste durch hohe Anteile nicht-wertschöpfender Tätigkeiten oder auffällig verlängerte wertschöpfende Tätigkeiten innerhalb von Prozessketten auf.

Abbildung 1: Wertstromanalyse am Beispiel funktionsdiagnostischer Untersuchungen

 

Neben der Prozessbeobachtung führen wir Interviews mit Vertretern der jeweiligen Berufsgruppen, um die Sicht der Mitarbeiter zu ineffizienten Prozessen und deren Ursachen zu erfahren. Des Weiteren hinterfragen wir auch die Kommunikations- und Informationsstruktur in den einzelnen Bereichen.

Auswertung und Erstellung eines Gutachtens

Die Ergebnisse der Prozessbeobachtung werden im Projektteam zusammengetragen, ausgewertet und in Bezug auf ihr Optimierungspotenzial priorisiert. Dabei definieren wir mögliche Projekte bzw. Arbeitsaufträge und ordnen diesen auf Basis unserer Erfahrungen aus vergleichbaren Aufgabenstellungen jeweils realistische Zeitbedarfe zu. Die Analyseergebnisse sowie die konkreten Handlungsempfehlungen zur Produktivitätssteigerung in den einzelnen Bereichen fassen wir in einem Gutachten zusammen.

Präsentation der Ergebnisse

Zum Abschluss stellen wir die Inhalte des Gutachtens der Geschäftsführung in einer Präsentation vor. In der anschließenden Diskussion können wir unsere Feststellungen vertiefend erläutern und auftretende Fragen klären. Die Geschäftsführung erhält einen umfassenden und detaillierten Einblick in die „Black Box“ der einzelnen medizinischen Bereiche und erfährt die Hintergründe für Insuffizienzen in den Strukturen sowie Prozessen. Die Ergebnisse der Organisationsanalyse sowie die konkreten Handlungsempfehlungen stellen für die Geschäftsführung eine fundierte Grundlage dar, um eine neue Dynamik für die Umstrukturierung freizusetzen und die Aufbau- und Ablauforganisation produktivitätssteigernd anzupassen.

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