Ein Lösungsansatz stellt hierbei das zentrale Belegungsmanagement dar. Dieses hat zur Aufgabe die vorhandenen Bettenkapazitäten so zu koordinieren und zu lenken, dass für alle Elektiv- und Notfallaufnahmen sowie internen Verlegungen ein stationärer Behandlungsplatz zur Verfügung steht. Dabei gilt zu berücksichtigen, dass es kein pauschalisiertes Modell zur Ausgestaltung eines Belegungsmanagements gibt, sondern jedes Krankenhaus in Abhängigkeit unterschiedlicher Faktoren wie krankenhausindividueller Prozesse und verfügbarer Ressourcen eine eigene Lösung zu finden hat.
Die Vergabe eines Bettes an einen Patienten aus einer anderen Fachabteilung ist mit einigen Herausforderungen verbunden – z. B. sind die Pflegekräfte bzgl. der Versorgung des Patienten unerfahren, die Ärzte müssen für die Visite weite Wege in Kauf nehmen. Die interdisziplinäre Belegung muss daher ein Instrument sein, welches mit Augenmaß und gesteuert eingesetzt wird. Ein Konzept, welches die interdisziplinäre Belegung vollkommen frei in der gesamten Einrichtung ermöglicht, führt zu hoher Unzufriedenheit bei Patienten und Mitarbeitern. Darüber hinaus werden die durch eine höhere Auslastung erzielten Erlöse durch eine unnötig hohe Ressourcenbindung wieder aufgefressen.
Wir empfehlen daher häufig ein Konzept nach dem Motto „So wenig interdisziplinäre Belegung wie möglich, aber so viel wie nötig.“ Dazu bilden wir oft Stationscluster. Hier werden Stationen mit einem unterschiedlichen Belegungsprofil – Station mit häufiger Überbelegung und Station mit Kapazitätsreserven – zu „Partnerstationen“ zusammengefasst. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass bei einer notwendigen interdisziplinären Belegung allen Beteiligten klar ist, wo der Patient aufzunehmen ist. Zudem ermöglicht das Konzept die wechselseitige Qualifikation der Mitarbeiter hinsichtlich der Versorgung der neuen Patientenklientel (z. B. durch Hospitationen auf den Partnerstationen). Erst wenn die Partnerstationen ebenfalls vollständig belegt sind, wird eine andere Station für den Patienten gesucht.
Grundlage für die Arbeit des Belegungsmanagements stellt idealerweise ein Belegungsstatut dar, welches u.a. Aspekte wie die Entscheidungs-kompetenzen der Mitarbeiter des Belegungsmanagements sowie Belegungsregelungen und Kommunikationswege eindeutig festlegt. Bei der Besetzung des Belegungsmanagements sollte darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter zum einen über das nötige fachliche als auch organisatorische Wissen verfügen und mit ausreichenden Kompetenzen ausgestattet sind, um in ihren Entscheidungen akzeptiert zu werden. Um dem Belegungsmanagement den hierfür erforderlichen Stellenwert zu geben, bietet es sich an, dieses organisatorisch der Geschäftsführung oder Krankenhausleitung zu unterstellen.
Untrennbar mit einem effektiven Belegungsmanagement ist eine aufeinander abgestimmte Verweildauer- und Entlassplanung verbunden. Durch eine frühzeitige Festlegung des voraussichtlichen Entlasstermins und einer kontinuierlichen Anpassung im Laufe des stationären Aufenthalts sowie der Definition einer festen Zeit bis wann alle Entlasspatienten des jeweiligen Tages spätestens die Station verlassen haben, lässt sich eine relativ verlässliche und vorausschauende Belegungsplanung vornehmen. Hierfür ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter der Stationen die über das KIS abgebildete Belegungssituation stets richtig und aktuell halten. Die Aufnahmeplanung orientiert sich dann an den retrospektiven Durchschnittswerten der elektiven Fallzahlen der Fachabteilungen und sollte im Wochenverlauf gleichmäßig sein.
Als entscheidende Erfolgsfaktoren für die Etablierung eines Belegungsmanagements können zusammenfassend folgende Punkte genannt werden:
- Einsatz des Instruments mit Augenmaß, um eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung mit vertretbarem Ressourceneinsatz zu gewährleisten („Konzept der Partnerstationen“).
- Direkte Anbindung des zentralen Belegungsmanagements an die Krankenhausführung.
- Erarbeitung von klaren Belegungsregelungen in einem Statut.
- Konsequentes und verlässliches Verweildauer- und Entlassungsmanagement (Definition einer festen Entlasszeit auf Station).
- Laufende Verfügbarkeit von Informationen zur aktuellen Stationsbelegung für alle Beteiligten.
Zentrale Voraussetzung für ein funktionierendes Belegungsmanagement sind letztlich die Kooperationsbereitschaft und Motivation aller Beteiligten sowohl auf Seiten des Belegungsmanagements als auch auf Fachabteilungsebene. Diese werden aber durch eine sinnvolle Ausgestaltung des Instrumentariums enorm befördert.
